Media en mensen: ontwikkelingen in het bibliotheekvak. [1]

'Hoe krijg je ideeën van mensen in de hoofden van andere mensen?'

Hans Roes is adjunct-bibliothecaris, verantwoordelijk voor collectievorming en informatiediensten, aan de Universiteit van Tilburg.

Het motto voor dit artikel: 'Hoe krijg je ideeën van mensen in de hoofden van andere mensen?' is afkomstig van Joe Janes [2], docent aan de Library and Information School van Washington University, Seattle. Het geeft kernachtig weer wat de centrale functie van bibliotheken is, tegelijkertijd is het ook van toepassing op onderwijs. Een mooier motto voor een reünie van een bibliotheekopleiding is er niet. Tegelijkertijd biedt het een aanknopingspunt om na te denken over ontwikkelingen in het bibliotheekvak. Om dat nadenken wat concreter te maken wordt deze ontwikkeling geïllustreerd aan de hand van een drietal functiebeschrijvingen van documentalisten aan de Universiteit van Tilburg (UvT). Het gaat om beschrijvingen uit 1987, 1994 en 2001.

1987 Collectiegericht

In 1987 kende de bibliotheek van de UvT nog afdelingsbibliotheken die dicht bij de faculteiten waren gesitueerd. Een afdelingsbibliotheek werd geleid door een bibliothecaris met een doctoraal in zijn vakgebied. Deze bibliothecaris gaf leiding aan documentalisten en bibliotheekassistenten.

De functiebeschrijving van de documentalist uit 1987 - auteur onbekend - beslaat twee A4'tjes en kent drie hoofdelementen:

• toegankelijk maken van informatiedragers: 50 procent
• verzamelen, bijhouden en verstrekken van informatie: 40 procent
• diversen: 10 procent

Onder het hoofdbestanddeel vallen traditionele bibliotheekwerkzaamheden als het opzetten van (geautomatiseerde) documentatiesystemen, invoer in kaartsysteem of online database, ontsluiting met behulp van UDC. Het tweede bestanddeel beschrijft werkzaamheden als het informatie geven aan gebruikers, het voorbereiden van de collectievorming, hulp bij het zoeken in de catalogus. Onder het derde element vallen zaken als werkoverleg en het maken van handleidingen. Deze functie werd gewaardeerd met schaal 8. De functie-eisen bestonden uit een bibliotheekopleiding aangevuld met propedeutisch niveau op het betreffende vakgebied.

Opvallend is de keuze voor het woord 'gebruiker'. In de zaterdagse rubriek in de NRC waar stellingen uit proefschriften worden weergegeven stond er enkele jaren geleden een met de strekking dat het niet toevallig kon zijn dat zowel in de informatietechnologie als met betrekking tot drugs consequent wordt gesproken van gebruikers.

Kern in de beschrijving uit 1987 is dat de werkzaamheden sterk vanuit de collectie en de daaromheen georganiseerde documentatiesystemen zijn beschreven. Om die reden is gekozen voor de typering collectiegerichte functiebeschrijving.

1994 Servicegericht

Na de oplevering van een nieuw, centraal op de campus gelegen, bibliotheekgebouw in 1992 werd de bibliotheek van de UvT in 1993 gereorganiseerd. De afdelingsbibliotheken werden opgeheven en de organisatie werd in drie nieuwe afdelingen ondergebracht: informatie en collecties, gebruikersondersteuning (sic!), en automatisering en ontwikkeling.

In de afdeling informatie en collecties (sinds 1993 onder leiding van de auteur) werden de documentalisten ondergebracht. In die afdeling werd tevens een nieuwe functie gecreëerd, die van informatiespecialist, welke t.o.v. de documentalist extra verantwoordelijkheden op het gebied van collectievorming kreeg. De functie van afdelingsbibliothecaris werd opgeheven. In 1994 werd de functiebeschrijving van de documentalist herzien - door de auteur van dit artikel. Deze beslaat een A4'tje en kent vier elementen:

• collectievorming: 10 procent
• collectieontsluiting: 25 procent
• informatievoorziening: 60 procent
• diversen: 5 procent

Het valt op dat de verdeling van de werkzaamheden aanzienlijk is veranderd ten opzichte van 1987. Binnen het traditionele element collectievorming wordt sterk de nadruk gelegd op het onderhouden van contacten met de vakgroepen. Het onderdeel collectieontsluiting is ook nog steeds vrij traditioneel geformuleerd. Geautomatiseerde systemen zijn inmiddels zo gewoon geworden dat ze geen speciale vermelding meer krijgen. De grootste veranderingen zitten in het hoofdbestanddeel informatievoorziening. Daar ligt nu meer de nadruk op literatuuronderzoek, het onderhouden van profielen voor periodieke attendering en het actief attenderen van gebruikers (sic!). Ook wordt gepreludeerd op het ondersteunen van docenten.

Vanwege de sterkere nadruk op informatievoorziening is gekozen voor de typering servicegerichte functiebeschrijving.

2001 Klantgericht

Binnen de bibliotheek van de UvT is midden / eind jaren negentig een proces van wage drift op gang gekomen. Ook binnen de afdeling informatie en collecties kwam er een roep om opwaardering van de functies. Medewerkers van de afdeling gingen zelf aan de slag met hun functiebeschrijving en de namen van documentalist en informatiespecialist werden veranderd in respectievelijk informatiespecialist en collectie- en informatiespecialist (of omgekeerd, daar is behoorlijk wat discussie over gevoerd ;-). De functiebeschrijving van de voormalige documentalisten - geschreven dus henzelf - uit 2001 beslaat anderhalf A4'tje.

De hoofdbestanddelen van de nieuwe functie informatiespecialist zijn nu als volgt:

• collectievorming: 15 procent
• collectie-ontsluiting: 25 procent
• informatievoorziening en ondersteuning onderwijs: 40 procent
• overige taken: 20 procent

Een belangrijke verandering die in de aanhef van de beschrijving wordt vermeld is dat informatiespecialisten en collectie- en informatiespecialisten (of omgekeerd) functioneren in zelfsturende teams (over de operationele invulling van dat begrip wordt momenteel volop nagedacht). Bij collectievorming wordt nu uitdrukkelijk gesproken van afstemming op de onderzoeks- en onderwijsprocessen. Het aandeel collectie-ontsluiting lijkt aan de hoge kant, zeker gezien de overgang naar GOO midden jaren negentig, daar staat tegenover dat er in Tilburg nogal wat eigen bestanden worden onderhouden. Bij het derde onderdeel valt de expliciete vermelding van onderwijs-ondersteuning op. Ook dit functie-onderdeel is nu veel nauwer verbonden met een van de primaire processen en gaat zelfs zover de mede-ontwikkeling van digitale leeromgevingen te noemen. Dit onderdeel is het meest uitgewerkt en geeft aan dat de ontwikkeling richting klanten (inderdaad: het woord gebruiker komt niet meer voor, al is het in het dagelijkse gesprek nog niet volledig uitgebannen), volop aan de gang is.

Behoeften in het primaire proces zijn het uitgangspunt geworden. Vandaar dat gekozen is voor de typering klantgericht. Dit komt ook tot uiting in een aantal toegevoegde functie-eisen:

• uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichtheid
• passieve en actieve beheersing van de Engelse taal
• goede kennis van informatie- en communicatietechnologie

Belangrijkste vraag is natuurlijk of het doel, een hogere waardering van de functie werd bereikt. Dit is het geval, de waardering van de functie informatiespecialist werd begin 2002 vastgesteld op 9. De collectie- en informatiespecialist is gewaardeerd op schaal 10.

Samengevat is er een ontwikkeling van collectiegericht, via servicegericht naar klantgericht. De functie is in de loop der tijd zonder meer gegroeid en interessanter geworden, ook zijn innovatieve en internationale dimensies toegevoegd. Voornaamste verandering is dat de behoeften van klanten - studenten en medewerkers - steeds sterker op de voorgrond komen in de functiebeschrijving.

2002 (en verder?) Educational Technology Advisors

Dat de ontwikkeling van het vak nog steeds doorgaat blijkt uit een voorstel dat nu bij het bestuur van de universiteit ligt. Het besef is doorgedrongen dat de verdere ontwikkeling van digitale leeromgevingen meer vereist dan de introductie van servers en software. Expertise uit allerlei vakgebieden is nodig voor het maken van inspirerende en innovatieve (niet toevallig ook de twee kernthema's van het laatste strategische plan van de universiteit) leeromgevingen. Dit doel kan worden bereikt door het opzetten van een netwerkorganisatie van zogenaamde educational technology advisors (een idee gebaseerd op de Academic Technology Specialist van Stanford University).

Taken van de educational technology advisors zijn:

• individuele, technische en onderwijskundige ondersteuning aan docenten bij de implementatie van ICT in het onderwijs
• voorlichting over het gebruik van digitale leeromgevingen
• regelmatig organiseren van symposia en workshops

ETA's zijn medewerkers van rekencentrum en bibliotheek (inderdaad informatiespecialisten), zij bouwen voort op hun bestaande expertise - met name op het gebied van technologie en content - en contacten die ze binnen faculteiten al hebben. Ze zullen specifieke bijscholing krijgen, met name op onderwijskundig gebied. De laatste functiebeschrijving van documentalisten, nee, informatiespecialisten, is door henzelf voorbereid op deze ontwikkeling, het ondersteunen van docenten bij het ontwikkelen van digitale leeromgevingen wordt er immers expliciet in genoemd.

Het vak is duidelijk interessanter en uitdagender geworden in de afgelopen 15 jaar en het einde van de ontwikkeling is nog niet in zicht. Duidelijk is ook dat levenslang leren ook, en wellicht zeker, voor mensen die het bibliotheekvak kiezen meer dan ooit een must is.

Met de ETA zijn we ook terug bij het motto, en de vraag, van Joe Janes: 'Hoe krijg je ideeën van mensen in de hoofden van andere mensen?' Niet door collectiegericht te blijven, niet door enkel in servicegerichte termen te blijven denken, maar door samen met de klant te werken aan het realiseren van de primaire doelstellingen van de organisaties waarin bibliotheekmensen werken. Binnen een universiteit is een van de centrale processen onderwijs. Bibliothecarissen zijn vanuit hun achtergrond bij uitstek geschikt een bijdrage te leveren aan de vernieuwingen die er op dit gebied aankomen. In de woorden van Brian Hawkins, directeur van Educause, zijn ze zelfs onontbeerlijk:

'Libraries must be part of the fabric of the new electronic infrastructure that is emerging. Access to the content, the services, and the organization of information is essential to teaching, learning, and inquiry at all levels of the educational systems, as well as to society at large' [3]

[1] Op 2 juli vond in het Tilburgse Willem II Stadion een reünie plaats van de IDM Tilburg. Dit artikel is een bewerking van een lezing over verleden en toekomst van het bibliotheekvak die ter gelegenheid van deze reünie werd gegeven.

[2] Joe Janes maakte deze opmerking tijdens de Ticer Summer School 'Digital libraries and the changing world of education', Tilburg, augustus 2001.

[3] Brian L. Hawkins, 'Information Access in the Digital Era', Educause Review, September / October 2001.